La pandemia sanitaria nos ha hecho replantearnos nuestra vida, nuestro trabajo y la forma de relacionarnos. Los cambios de lo tradicional hacia el mundo digital son cada vez más comunes y necesarios. Y no solo eso: se han acelerado a marchas forzadas para salvar la situación. Sobre todo, en las actividades comerciales y profesionales la necesidad de digitalización se ha visto aumentada y muchas empresas han tenido que llevar a cabo una actualización en sus sistemas de trabajo, aún a día de hoy, para poder seguir con su funcionamiento habitual. En este post te explicamos cómo organizar un congreso online de éxito, para no quedarte atrás y poder seguir desarrollando todo lo que tenías pensado antes de la “nueva normalidad”.
¿Qué es un congreso online?
Un congreso es una reunión entre profesionales de un mismo sector, que dura normalmente varios días, y en el que se comparten conocimientos e ideas alrededor de una misma temática. Su versión online puede traernos varias ventajas, como su inmediatez, su bajo coste si ya se disponen de los portales digitales, y la inexistencia de barreras geográficas para la asistencia, así como del streaming, que permite la libertad de no tener que asistir en directo.
Objetivos del congreso ¿es factible organizarlo de manera online?
Esta es la primera pregunta que nos debemos hacer antes de decidir cómo organizar un congreso online de éxito, ya que puede no ser ventajoso dependiendo de las actividades que se quieran realizar.
Un congreso está basado en charlas, debates, puestas en común de conocimientos y opiniones de profesionales de un sector, pero a veces también se incorporan exposiciones y trabajos manuales, que son difíciles de traspasar a un medio digital.
El análisis del tipo de contenido y las posibilidades de la tecnología es fundamental para prever si el congreso será exitoso o no.
Cómo organizar un congreso online de éxito
Tras decidir los factores importantes del congreso online como las fechas y horarios, el precio, el público objetivo y la estructura en general, el primer paso es crear una página web en la que se pueda encontrar toda la información.
Página web oficial del evento
Esto permitirá a los posibles asistentes saberlo todo a cerca del congreso de manera fácil y rápida. También en la página web se puede añadir el formulario de registro, siendo este sencillo e intuitivo.
Contenido
Como hemos mencionado anteriormente, es fundamental que el contenido ofrecido sea totalmente adaptable al portal digital, y que se pueda llevar a cabo de manera 100% online. Esto incluye la necesidad de una plataforma en la que trasmitir las charlas, debates y presentaciones, así como un foro para interactuar tanto con los ponentes como con otros asistentes, además de otros que puedan ser útiles para cada caso concreto.
Plataforma para el streaming
El medio de interacción de un congreso online es necesariamente una plataforma de streaming, a la que se pueda conectar quien haya sido registrado para asistir a las actividades. Esta plataforma debe estar preparada tanto para trasmitir todo el contenido programado sin problemas técnicos, como para soportar el peso de todos los asistentes registrados, así como de sus interacciones y todo el cambio de contenido que se pueda llevar a cabo.
Merchandising
Aunque el congreso sea online, no tienes por qué descuidar uno de los clásicos por excelencia de este tipo de eventos, los artículos promocionales. Puedes hacer llegar a tus clientes en soporte digital los materiales, o aún mejor: enviarles por correo ordinario antes de la fecha un kit de congresista. O una memoria usb personalizada para que puedan guardar el contenido del congreso. Se sentirán arropados y que forman parte del evento.
Promoción del evento: Las redes sociales, nuestro mejor aliado
Se puede organizar muy bien un evento, pero si no conseguimos darle difusión y llegar al público adecuado está condenado al fracaso. La promoción del evento es tan importante como el resto de fases del proceso y no debemos descuidarla, siendo esta imprescindible para conseguir asistentes.
Las redes sociales son la herramienta por excelencia de la comunicación, y el mejor aliado para dar a conocer cualquier actividad organizada.
Ya sea Facebook, Instagram, Twitter o incluso WhatsApp, la conexión del evento con las redes sociales debe ser continua y regular, intentando llegar al público objetivo. Es recomendable realizar promociones de pago con una buena segmentación de público para acertar con la difusión y que el evento sea un éxito.
Evaluación y análisis de resultados, ¿expectativas cumplidas?
Aunque creas que una vez finalizado el congreso ya está todo hecho, sigue pendiente por desarrollar una de las fases más importantes de cualquier proyecto: la evaluación de resultados.
Y con esto nos referimos tanto a las opiniones de los asistentes y participantes, como a si se han cumplido o no los objetivos preestablecidos.
Para saber qué opinan los asistentes del congreso online se puede crear una encuesta, que recibirán todos ellos en su correo electrónico, gracias al registro en la página web, en la que contestarán preguntas prediseñadas y también puedan dar su libre opinión sobre lo que les ha gustado y lo que creen que se podría mejorar.
Esto ayudará a que, si se vuelve a organizar otro congreso online, este siempre sea mejor que el anterior, habiendo solucionado todos los problemas y errores cometidos.
Recuerda también que el cumplimiento de los objetivos no se valora de manera subjetiva, sino que estos deben analizarse de manera numérica, medible y comparable.
